Perkembangan teknologi membuat banyak hal menjadi serba digital, meskipun demikian, arsip dalam bentuk kertas atau lembaran masih tetap dibutuhkan. Dalam pemakaiannya, arsip tidak semata-mata dibuat lalu digunakan, tetapi akan melalui beberapa tahapan yang disebut daur hidup arsip. Menurut ahli Read dan Ginn, daur hidup arsip adalah masa hidup arsip, yang meliputi lima fase, yaitu penciptaan, distribusi, penggunaan, pemeliharaan, dan pemusnahan. Selaras dengan terminologi tersebut, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Surabaya yang berlokasi di Dukuh Kupang juga menerapkan hal tersebut dalam mengelola arsip-arsip agar informasi di dalamnya tetap terjaga dengan baik. Berikut merupakan tahapan daur hidup arsip:
1. Tahap penciptaan merupakan langkah awal dari daur hidup arsip. Proses tersebut meliputi pembuatan dokumen, catatan, atau rekaman yang dapat dibuat dalam lingkup individu maupun organisasi yang kemudian akan diarsipkan.
2. Tahap distribusi adalah proses penyaluran arsip dari pembuat ke pengguna. Proses tersebut dapat melalui berbagai pengiriman, seperti email, pos dan lain sebagainya. Langkah ini pembuat arsip akan memberikan informasi sehingga data tersebut sampai kepada pengguna yang membutuhkannya.
3. Tahap penggunaan yakni tahap ketika informasi dapat diakses atau digunakan sebagai bahan peninjauan untuk hasil ketetapan yang akan dibuat oleh pengguna.
4. Tahap pemeliharaan ialah tahap pengurusan, perlindungan serta perawatan sehingga dapat dimanfaatkan kembali jika informasi didalamnya dibutuhkan, selain itu pembatasan hak akses penggunaan sebuah arsip juga diterapkan pada tahap ini.
5. Tahap pemusnahan adalah tahap memusnahkan sebuah arsip baik secara fisik maupun informasinya yang sudah tidak bernilai dan sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip (JRA) sekurang-kurangnya 10 tahun.
Keseluruhan tahap tersebut krusial untuk di terapkan pada sebuah arsip agar informasi didalamnya terjaga dan fisik arsip tersebut tetap terlindungi.
Dengan demikian, suatu arsip tidak hanya dibuat dan digunakan begitu saja, namun terdapat berbagai tahapan yang akan dilalui sebuah arsip sebelum sampai pada tahap pemusnahan.
