Apa Itu Kearsipan?
Menurut GR Terry, kearsipan merupakan penempatan kertas-kertas ke dalam sebuah penyimpanan yang baik menurut peraturan dan urutan yang telah ditentukan terlebih dahulu. Tujuannya supaya memudahkan untuk pencarian dan pengambilan dokumennya kembali.

Pentingnya Kegiatan Pengarsipan 
Kegiatan Pengarsipan merupakan hal yang krusial dalam kehidupan. Baik instansi maupun individu, pengarsipan perlu dilakukan guna melindungi dan menjaga berkas tetap dalam keadaan baik dan terstruktur. 

Salah satu tempat pengarsipan adalah Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Surabaya yang bertempat di Dukuh Kupang, berpusat pada kegiatan pengarsipan dokumen yang mencakup seluruh Kota Surabaya.

Berbagai dokumen penting berupa kertas, gambar, serta foto dilakukan pengarsipan atau pembuatan salinan pada tempat tersebut.

Arsip tidak hanya berupa dokumen pemerintah dan perusahaan, melainkan juga berupa dokumen pribadi seperti Kartu Keluarga, KTP, dan Akta Kelahiran. Selain itu, berkas-berkas peninggalan sejarah seperti dokumen iklan tempo dulu dan surat-menyurat berupa kertas tertulis, serta alat mikrofilm juga terdapat di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Surabaya.

Fungsi Kearsipan
Pengarsipan tentu memiliki berbagai fungsi yang dapat mempermudah pengelolaan dokumen di mana hal ini terbagi menjadi dua yaitu primer dan sekunder. Fungsi primer mengedepankan nilai guna dari dokumen itu sendiri sebagai penunjang ketika kegiatan itu berlangsung. Sedangkan, fungsi  sekunder yang menitikberatkan pada nilai guna berdasarkan kegunaan untuk bahan bukti dan pertanggungjawaban, yang biasanya digunakan untuk memberikan informasi dan bukti.