Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi di dunia telah mengalami kemutakhiran dari masa ke masa yang mengubah era tradisional menjadi era digital.
Besarnya perkembangan digital mendorong semua orang untuk mengubah sesuatu yang dahulunya konvensional menjadi digital, termasuk dalam ranah kearsipan menjadi arsip digital atau arsip elektronik.
Arsip digital atau arsip elektronik adalah arsip yang mengalami perubahan pada bentuk arsip yang sebelumnya dalam bentuk hardfile diubah menjadi bentuk softfile, proses konversi arsip berupa hardfile menjadi softfile ini disebut “alih media”. Seperti pada Kamis (18/1) dilakukannya proses alih media.
Adanya arsip digital tidak hanya bentuk fisik arsip yang berubah, tetapi tempat penyimpanan, dan pengelolaan arsip tersebut juga berubah.
Prosedur yang dilakukan untuk mengelola arsip digital di Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Surabaya meliputi:
- Menyiapkan alat (scanner) dan bahan arsip yang akan dilakukan alih media;
- Proses scanning/ pemindaian arsip;
- Melakukan pemberkasan digital dengan menyimpan hasil alih media (objek digital) pada server;
- Pemberian nomor register dan watermark terhadap setiap lembar objek digital.
Melengkapi dokumen administrasi alih media meliputi Surat Keputusan Tim Alih Media, Berita Acara Alih Media, Daftar Arsip yang telah dilakukan alih media, Surat Pernyataan Autentisitas Arsip Digital.
Arsip digital memiliki kelebihan yang tidak bisa dimiliki oleh arsip konvensional. Salah satunya tidak memerlukan tempat penyimpanan
Dokumen arsip, arsip digital tidak memerlukan tempat penyimpanan yang besar karena seluruh dokumen-dokumen arsip telah diubah menjadi softfile yang bisa disimpan pada cloud, USB, atau tempat penyimpanan data elektronik lainnya. Tidak hanya efisien di ruang penyimpanan, arsip digital juga dinilai unggul di keamanan, minim resiko data hilang, pencarian arsip lebih mudah, dan bisa menekan biaya perawatan arsip seperti fumigasi.
Alih media arsip juga merupakan salah satu bentuk preservasi arsip. Dengan meminimalisir akses terhadap arsip fisiknya agar tidak mudah rusak.
Dalam melakukan perawatan arsip digital, perlu dilakukan backup terhadap file-file arsip digital. Kegiatan ini diperlukan sebagai pencegahan adanya kerusakan pada file dan mencegah adanya file yang corrupt.
Dibalik kelebihan yang dimiliki, arsip digital tetap memiliki beberapa kekurangan. Kekurangan yang dimiliki salah satunya diperlukannya dana yang besar untuk membeli peralatan yang digunakan.
Namun, dibalik alat yang mahal terdapat manfaat yang dirasakan dalam mengelola arsip agar bisa disimpan lebih aman dan bisa lebih cepat untuk disajikan ke publik.
