Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Surabaya yang berlokasi di Dukuh Kupang menggunakan teknik enkapsulasi dalam merawat arsip kertas yang dimiliki. Jenis arsip yang telah di enkapsulasi oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Surabaya salah satunya yaitu arsip terkait iklan tahun 1958 yang terdapat di dalam buku.
Enkapsulasi adalah salah satu tindakan preservasi, tindakan tersebut menerapkan suatu metode sederhana yang berguna untuk merawat arsip dengan cara menggunakan bahan pelindung. Tujuan dari enkapsulasi adalah melindungi arsip dari kerusakan yang bersifat fisik.
Berikut merupakan langkah-langkah teknik enkapsulasi:
1. Siapkan dua lembar plastik polyester atau mika berukuran ±2,5 cm;
2. Letakkan arsip yang akan dienkapsulasi diantara dua lembar plastik polyester;
3. Pastikan arsip telah berada pada bagian tengah dan letakkan pemberat di bagian tengah pada atas plastik polyester;
4. Beri perekat double tape sekitar 3 mm dari bagian pinggir arsip dan beri celah kecil di setiap sudut;
5. Lepaskan lapisan kertas pada double tape dan rekatkan double tape pada keempat sisi plastik polyester;
6. Potong bagian sudut enkapsulasi dengan gunting sehingga bentuknya sedikit bundar agar ada sirkulasi udara yang masuk.
Penting untuk diketahui pula oleh masyarakat, bahwa teknik enkapsulasi lebih baik jika dibandingkan dengan teknik laminating.
Ada kesalahan pemahaman bagi masyarakat terkait teknik laminating yang dianggap oleh masyarakat dapat menjaga arsip pribadi dengan baik, ternyata justru dapat merusak arsip tersebut.
Penggunaan teknik laminating dapat membuat arsip menjadi kaku sehingga sulit untuk dikembalikan seperti semula. Teknik tersebut juga menyebabkan arsip tidak mendapatkan sirkulasi udara, lain halnya pada teknik enkapsulasi yang membuat arsip akan tetap terjaga dengan baik dan tidak rusak.
Oleh karena itu, pentingnya meningkatkan kesadaran masyarakat untuk beralih menggunakan teknik enkapsulasi guna menjaga dan merawat arsip pribadi. Selain itu, alat dan bahan yang dibutuhkan sangat mudah dijumpai dan digunakan, sehingga masyarakat dapat melakukannya secara mandiri.
Mari beralih gunakan teknik enkapsulasi dalam merawat dan melindungi arsip Anda dengan aman dan benar!
